Tietosuojaselosteet

Tältä sivulta löydät Päijät-Hämeen Muistiyhdistyksen jäsen-, osallistuja- sekä vapaaehtoistoimijarekisterin tietosuojaselosteet. Selosteet on päivitetty 1.8.2025

Rekisterinpitäjä

Päijät-Hämeen Muistiyhdistys ry
Y-tunnus: 1081369-7
Osoite: Hämeenkatu 5 A 5, 15110 Lahti
Puh. (03) 735 1681

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Päijät-Hämeen Muistiyhdistys ry / toiminnanjohtaja
Osoite: Hämeenkatu 5 A 5, 15110 Lahti
Puh. 044 741 0038
Sähköposti: toimisto(a)ph-muistiyhdistys.fi

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. Sähköisen- ja suoramarkkinoinnin sekä terveystietojen yhteydessä käsittelyn perusteena on nimenomainen suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

– Jäsenpalvelut
– Jäsenviestintä
– Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
– Varainhankinta
– Tilastointi ja analysointi
– Sähköinen- ja suoramarkkinointi (suostumus)

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:

– rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka, syntymäaika, kieli, sukupuoli
– rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
– yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
– jäsenyystiedot (jäsennumero, jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
– luottamustoimet järjestössä
– vapaaehtoisroolit
– jäsenmaksutiedot
– suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
– mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot, kuten tieto onko henkilö muistisairauteen sairastunut, muistisairaan läheinen tai ammattihenkilö. Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle.

Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Kyseessä on Muistiliiton liittoyhteisön keskitetty jäsenrekisteri.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ja jäsenrekisterin ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan.

Jäsentiedot luovutetaan keskusjärjestö Muistiliitolle seuraaviin käyttötarkoituksiin:

– Jäsenlehden postitus ja muu jäsenviestintä
– Jäsenpalvelut
– Tilastointi ja analysointi
– Sähköinen- ja suoramarkkinointi (suostumus)

Luovutamme henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle seuraavasti:

– Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Järjestelmän palveluntarjoaja on huolehtinut siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista ja käyttää EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa huoneessa, lukitussa kaapissa. Pääsy tietoihin on vain nimetyillä henkilöillä.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa

Osallistujarekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä ilmoittautumistietoja Päijät-Hämeen Muistiyhdistys ry:n tapahtumiin ja koulutuksiin sekä säännöllisiin ryhmätoimintoihin liittyen. Tietoja kerätään, jotta osallistujille voidaan viestiä kyseiseen toimintaan liittyen. Tämän lisäksi tietoja käytetään käytännön asioiden kuten mahdollisten tarjoilujen, kyyditysten ja majoituksen järjestämiseen sekä tilastointiin ja raportointiin (tiedot eivät siirry yksilöitynä tilastoihin).

Rekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:
– yhteystiedot (nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
– mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot, kuten ikä, sukupuoli, erityisruokavalio tai tieto onko henkilö muistisairauteen sairastunut, muistisairaan läheinen tai ammattihenkilö.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään joko rekisteröidyltä itseltään tai henkilön valtuuttamalta taustataholta. Tiedot saadaan puhelimitse, sähköpostilla, kasvotusten tai Surveypal -kyselytutkimustyökalun avulla.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Erityisruokavaliotiedot luovutetaan tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä ravintolapalveluista vastaavalle taholle. Tarvittaessa tietoja luovutetaan opintokeskus Sivikselle avustusten hakemista varten. Osallistumistiedot tallennetaan tarvittaessa Päijät-Hämeen Muistiyhdistys ry:n kirjanpitoon ja laskutukseen.

Muutoin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisesti tallennetut tiedot
Pääsy yhteystietoihin ja rekisterin ylläpito-oikeus on niillä Suomenselän Muisti ry:n työntekijöillä, jotka työnsä puolesta tarvitsevat tai käsittelevät. Järjestelmä ja varmuuskopiot on suojattu asianmukaisesti.

Manuaalinen aineisto
Kopio ilmoittautumislistasta ja toimintaan osallistuvista säilytetään lukituissa tiloissa rekisterinpitäjän toimitiloissa.

Tarkastus- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu, pyytää oikaisemaan virheellinen tieto sekä pyytää poistettavaksi tarpeeton tieto. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Kirjalliseksi pyynnöksi hyväksytään myös sähköpostiviesti.

Vapaaehtoistoimijarekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on ylläpitää listaa vapaaehtoistoimijoista.

Rekisterin yhteystietoja käytetään toiminnasta tiedottamiseen ja yhteydenpitoon sekä tilastointiin ja raportointiin (tiedot eivät siirry yksilöitynä tilastoihin).

Rekisterin tietosisältö

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään joko rekisteröidyltä itseltään tai hänen taustaorganisaatioltaan. Tiedot saadaan puhelimitse, sähköpostilla, kasvotusten tai Surveypal -kyselytutkimustyökalun avulla.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Ilmoittautumistietoja kerätään Surveypal -kyselytutkimystyökalulla, puhelimitse tai sähköpostitse.

Erityisruokavaliotiedot luovutetaan koulutuksiin/tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä ravintolapalveluista vastaavalle taholle. Tarvittaessa tietoja luovutetaan opintokeskus Sivikselle avustusten hakemista varten. Osallistumistiedot tallennetaan tarvittaessa Päijät-Hämeen Muistiyhdistys ry:n kirjanpitoon ja laskutukseen.

Muutoin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilyttäminen

Sähköisesti tallennetut tiedot
Pääsy yhteystietoihin ja rekisterin ylläpito-oikeus on niillä Päijät-Hämeen Muistiyhdistys ry:n työntekijöillä, jotka työnsä puolesta tarvitsevat tai käsittelevät. Järjestelmä ja varmuuskopiot on suojattu asianmukaisesti.

Manuaalinen aineisto
Kopio ilmoittautumislistasta ja toimintaan osallistuvista säilytetään lukituissa tiloissa rekisterinpitäjän toimitiloissa.

Säilytämme henkilötietoja vähintään toiminnassa mukana olo ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Tarkastus- ja kielto-oikeus

Tietosuojaselosteet on päivitetty 1.8.2025